Відображення в обліку відшкодування витрат працівника у відрядженні

22.06.2018 16:32

Більшість компаній України періодично відправляють своїх працівників у відрядження. Різні поїздки по роботі - тема завжди актуальна, цікава та потребуюча витрат на свою реалізацію. Оскільки відрядження по роботі, то така поїздка зазвичай не оплачується коштом працівника, а компенсується за рахунок фірми або організації, що організовує подібний виїзд. Гроші - діло серйозне, тут неточностей та приблизних сум бути не може. Відповідальний за ведення бухгалтерії мусить звітувати за кожну копійку, а тому важливо максимально точно знати, скільки грошей й на що конкретно компанія готова виділити на відрядження працівника. Аби не брати цифри та поняття зі стелі, розумні люди вже давно придумали низку спеціальних документів та положень, що регулюють подібні питання. Саме про них сьогодні ми й поговоримо більш конкретно, аби краще зрозуміти витрати підприємства та облік витрат працівника.

Облік витрат працівника: що підлягає відшкодуванню, а що ні?

Відрядження потребує коштів на трансфер працівника, його утримання та забезпечення комфортних умов праці. Звіт коштів - документ, допомагаючий чітко й ясно зрозуміти, на що й скільки компанія витратила грошей за певний період. Звіт коштів дозволяє побачити всі витрати підприємства.

Перед відрядженням працівникові видається аванс у межах визначеної на сплату проїзду суми, найм житла та добові витрати. Сума останніх визначається відповідно до наказу про відрядження, прийнятого на підприємстві. За відсутності такого наказу виплата добових витрат відміняється. Цікаво буде дізнатися, що деякі особисті витрати підприємству компенсовувати заборонено, серед таких витрат: алкогольні напої, «чайові», тютюнові вироби, видовищні заходи тощо.

Є низка спірних питань, які не всіма працівниками оцінюються корректно. Зокрема, пересування на таксі у відрядженні - це розкіш або необхідність? Особливо багато таких бінарних опозицій виникає, якщо мова йде не про відрядження в межах України, а про відрядження закордон.

Будь-які суперечки припиняються, коли розумна людина бере до рук відповідні Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон. В цій та інших нормативних документах розписані чи не всі варіації на тему: “це оплачує фірма, або сам працівник”.

Важливо! Запам’ятайте! Незалежно від особливостей витрати, вона обов'язково повинна бути підтверджена розрахунковим документом або касовим чеком. без такого офіційного документа є великий ризик самостійно оплачувати отриману послугу. Й ви не повірите, але навіть у таксі Вам повинні видати чек за допомогою електронного таксометру. Якщо ж розрахункового документа у Вас не буде, то витрати на таксі буде розглянуто як додаткове благо для працівника, а отже, воно повинно обкладатися ПДФО за ставкою 18 відсотків та військовим збором (ставка 1,5 відсотки).

Отже, підсумуємо: відрядження передбачає обов'язкове відшкодування витрат, яке можливе лише при наявності усієї низки необхідних документів, зокрема: наказу про відрядження, чеків та інших документів на витрати та фінального авансового звіту. Якщо Ви хочете бути в курсі усіх відшкодувань, на які має право працівник, рекомендуємо придбати Посібник оформлення та обліку відряджень на сайті MediaPro https://mediapro.com.ua/product/oformlenna-ta-oblik-vidradzen.